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FRM学习别让小伙伴“偷走”你的时间,如何合理分配时间?

发表时间:2015-06-11 来源: 告诉小伙伴:
【编者按】FRM学习别让小伙伴“偷走”你的时间,如何合理分配时间?FRM的学习和备考工作需要很多时间,尤其是非金融行业的想考FRM,必须投入足够多的时间。

    FRM的学习和备考工作需要很多时间,尤其是非金融行业的想考FRM,必须投入足够多的时间。很多想努力学习的上班族都有一个上进的心和烦恼,原因就是用原本非常紧缺的时间来做更多的事情提升自己,尽可能的满足更多的想法。

    特别重视资本管理,但对时间浪费却无动于衷。时间就是金钱,贝恩公司的数据显示,大多数公司通过制定更严格的时间管理规章,至少有机会节约20%集体共有时间。现在,一些有前瞻思维的公司采用截然不同的时间管理模式,希望高管们能够将时间作为稀缺资源对待,谨慎小心地利用和分配时间。这些公司管理时间预算和管理资本预算的规章制度一样细致而严格。此类公司不仅能降低日常开支,还能让高管和员工避免工作效率低下,将节约下的时间用于创新、促进利润增长等方面。

    尽管数量不多,但依旧有公司想出了应对浪费时间的有效办法,制定出严格时间预算分配规章,像管理稀缺资源一样管理时间。它们对高管们的时间分配作出明确要求,也督促员工提高会议和其他各种形式的合作效率。我们发现了8项时间管理举措收效显著:

1、制定清晰简明的议事日程

    优秀管理者应具有能够区分“紧急”和“重要”的判断力。他们明白,团队中每位成员都需要达成共识,理解哪些活动对成功至关重要。我们建议,团队也应就时间分配的轻重缓急达成共识。员工不仅应该明确如何分配工作中可能出现的空闲时间,也应该明确哪些事情需要延迟处理,哪些根本就不需要做。

    专注是苹果公司成功的一大关键。每年乔布斯会带领公司为首的100名高管外出集训,激励他们集思广益,制定来年公司最重要10件事。高管们会各显其能,尽全力争取让自己的提议上榜。然后乔布斯会拿出签字笔,划去榜上后7位,宣布:“我们只能做到前3点。”他以明确姿态告诉在场每个人,公司取舍是什么。乔布斯去芜存菁,让公司能高效合理地分配其高层时间,避免低效和浪费。这样做极大加速了公司创新步伐,使其成为今天全球市值最高的公司。

2、用零基预算法管理时间

    增加全体员工总生产率需要谨慎管理每一笔公司资产。因此,很多公司每年都将运营和资本预算归零,而不是将前一年的剩余预算作为起点。最明智的公司在管理时间上也是这样,这种“从零开始”的心态可以这么理解:我们不会在会议上投入公司任何额外时间,如果把现有会议总时间比做时间银行,那么每召开一次新会议时间,都应该临时从银行中“支取”会议时间。

    以福特汽车公司为例。当艾伦·穆拉利(Alan Mulally)2006年成为福特CEO时,他要求其团队严格评估公司例会效率和效果,很快取消了所有不必要会议。过于冗长会议被大幅缩短,福特员工不得不尽最大可能利用每一分钟会议时间。福特时间管理的精髓被称为“商业计划回顾(BPR)”每周例会,这次周会取代了之前“会议周”。每周公司最高层管理者拿出4到5小时会议时间,集中制定战略和检查绩效。该周会的内容具有统一标准,避免了之前需要的过长准备时间。执行BPR周会帮福特节约了数千小时,特别是当对手公司都在寻求政府救助时,福特靠调整自身时间管理,节约下大笔日常开支。此外,公司决策的质量和速度也大幅提高,公司办事周转率得到加快。

3、对每项倡议都进行商业论证

    公司经常会陷入“倡议蔓延症”(initiative creep)陷阱,大量看似合理项目不断积累和增加,但其中大多项目虎头蛇尾,有始无终。当盖瑞·古登堡 (Gary Goldberg)在2013年3月成为纽蒙特矿业公司CEO时,该公司有87项倡议尚在进行之中,每项都占用纽蒙特执行领导团队(ELT)中一名或多名高管的时间和精力。

4、精简组织

    我们发现,一家公司若增添一名管理者,平均会衍生出相当于1.5名全职员工所负担的新工作量;每增添一名副总裁则衍生出2.6名全职员工的工作量。雇用新的管理者或高级管理者,可能还需要接着雇用助理或办公室主任,带来一连串资源消耗会进一步增加工作量和成本。随着工作越积越多,时间也变得更加短缺。

    鉴于多数管理者造成的直接和间接成本,改善公司效率的方法之一,就是从高层开始精简机构。2010年加州大学伯克利分校为了解决巨大的财政压力,同年夏天,时任该校校长的罗伯特·柏吉诺(Robert Birgeneau)发起“卓越运营”(operational excellence)项目。该项目目的是大幅提高学校所属14所学院和100多个系在人力资源、财政、IT以及行政管理等方面的效率。通过职能标准化和精简工作,以及在这些单位之间分担管理工作,该项目撤掉了数百个管理闲职,为学校节约大量时间。重组和精简机构每年给学校节省1.2亿美元,现在学校运用更少资源,完成更多工作。

5、时间投入需要授权

    就组织会议人员资格问题,很多公司设限颇多。但关于会议时间、与会人员、哪些人必须出席等具体细节,往往留给较低职位员工决定,结果是:在不经严格审查情况下,开支高昂的会议被安排下来。

    我们合作的另一家制造企业管理层仅运用简单两步,就有效控制住低效会议时间。首先,他们将会议规定时间从1小时减到半小时。其次,管理层规定,将与会人数降低至7人及以下。任何超过90分钟会议或与会人数超过7人会议,都要经过会议发起人上级的上级(两级以上领导)批准。这一举措大幅节省公司公共时间预算,相当于200名全职员工在6个月内的工作时间。

6、统一决策过程中的各个标准

    很多公司决策权和决策过程十分模糊,所以公司不得不花更多时间处理边边角角的外部事务,而不能直接聚焦在决策和执行上。如此情况,以公司整体为基础建立决策机制,能够极大提高效率,并节约用于其他方面的时间。

7、公司上下制定用时规范

    公司取消所有会议并不现实,因为促进合作和作出重大决定都需要开会研究。通过制定几条简单规定,许多公司就能大幅提高会议质量。

    议程目标明确。英特尔召开的所有会议都目的明确,比如通知A事项,讨论B事项和决定C事项。会议过程也和会议目标一样简明扼要,与会者专注于完成具体目标。

    提前准备。在福特,所有周商业计划回顾都必须提前发出,让与会者能在会议前查阅。这一举措大大减少BRP会上分享信息时间。

    按时开始。时长一小时会议如果晚5分钟开始,就会浪费8%的会议时间。但很多管理团队在任何其他职责领域都不会允许8%的浪费发生。

    尽早结束,尤其是在会议无法得出明确结果的情况下。当苹果公司一次会议效率开始下降,或与会者准备不充分时,乔布斯马上“紧急叫停”。有人觉得他这样做唐突无礼,但当会议不太可能得出理想结果时,该做法有效制止了时间和金钱浪费。

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